O que é Documentação de Processos e Vantagens

Demo: Conheça a documentação, fluxogramas, vídeos, áudio e manuais de procedimentos anexados no ERP GreenApp!



A ocorrência de muitos gestores desconhecerem esse conceito ou não acharem que definir os processos seja importante é comum, isso revela sobre a elevada quantidade de problemas encontrados em várias empresas, como:

- Grande perda de processos por desorganização e falta de integração da equipe;
- Informações descentralizadas;
- Ausência de padronização;
- Tempo perdido com trabalhos repetitivos e manuais etc.
- Ruídos de comunicação entre as áreas;
---> Sobre a comunicação interna, preparamos um texto sobre isso: Módulo Demandas, para comunicação interna!

Documentar os processos é uma função administrativa, que deve criar um manual de como funcionam os setores empresariais, esse manual descreve as etapas que compõem as tarefas de uma determinada parte da empresa com diversas atividades. Por exemplo: o processo de vendas é composto por várias atividades, e essas atividades podem ser explicadas através de um fluxograma do processo de vendas.

Além disso, essa prática visa determinar como os processos devem ser implementados. Ou seja, ela funciona como um guia para os colaboradores executarem suas atribuições. Daí a importância da documentação de processos organizacionais.

Qual é a importância de documentar processos para a gestão da empresa?
Partindo das diretrizes da organização, ao criar o roteiro das atividades da empresa, é possível identificar gargalos e anomalias nas atividades da organização. Assim facilitando que seja possível apontar soluções às dificuldades encontradas ao longo das etapas de trabalho, de cada setor e atividade. Por exemplo, quando um colaborador se desliga da empresa ou entra de férias, seus processos, projetos e atividades devem estar devidamente documentados, registrados e organizados, para quem assumir o seu lugar, prosseguir com o trabalho. Portanto, a documentação de processos é indispensável, pois ajuda a diagnosticar o panorama atual de qualquer serviço e contribui com o monitoramento otimizado das atividades.

Quais benefícios que a documentação de processos organizacionais gera ao negócio?
Além dos benefícios já descritos podemos citar algumas vantagens:
- Se os processos forem devidamente documentados, eles podem ser otimizados e estar disponíveis a todos os departamentos da empresa;
- Conhecendo os processos, é mais fácil identificar gargalos, erros de procedimentos e tomar decisões mais assertivas, além de permitir que mais pessoas entendam e opinem sobre as melhorias que podem ser realizadas;

Como realizar uma boa documentação de processos?
Uma boa documentação de processo surge a partir de alguns hábitos de registro além dos recursos que a tecnologia oferece, como sistemas que permitem organizar e disponibilizar essa documentação.

- Compreenda os objetivos de cada processo: Antes de começar a documentar um processo, defina os objetivos de cada processo e para que ele está sendo executado na empresa. Pois, sem o conhecimento das metas, a documentação pode ser prejudicada e será mais difícil aprimorar o processo para que ele atinja os objetivos. Dessa forma, o armazenamento dos processos e a acessibilidade dessas informações, sendo acessível a todos em um único local, são primordiais.

- Defina os indicadores de desempenho: Os indicadores de desempenho são importantes para monitorar as atividades da empresa, desse modo, identificando falhas ou oportunidades de melhorar as ações;

Realizando o armazenamento da documentação: O sistema de gestão empresarial GreenApp, possui módulos específicos para cuidar da documentação da empresa. Uma das funções é permitir que a partir de tela do sistema, o usuário possa acessar a documentação da empresa, seja fluxogramas, textos, áudios e vídeos. Converse com o nosso time para saber mais sobre as soluções que a GreenApp entrega aos seus clientes, e tenha a flexibilidade que o GreenApp pode proporcionar!

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Texto elaborado pelo Eng. Tales Igor Ebert.
Tales é Engenheiro de Software, Engenheiro da Computação, especializado em segurança da informação, DPO na GreenApp® e membro Agência Nacional de Proteção de Dados do Brasil.